一、前期準(zhǔn)備階段
前期準(zhǔn)備工作是整個軟件選型過程的基礎(chǔ),包括明確自身需求,擬定招標(biāo)文件,制定考核和評分體系等主要環(huán)節(jié)。注意,需求表達要做到無二義性。目前,大部分用戶單位在這個環(huán)節(jié)上做得比較草率,導(dǎo)致信息化成功率低。用戶單位在招標(biāo)前要對自身的需求進行廣泛調(diào)研,對主要業(yè)務(wù)流程進行分析和優(yōu)化,確定信息化的總體規(guī)劃、實施方案、資金預(yù)算和數(shù)據(jù)規(guī)范等內(nèi)容。
目前,多數(shù)單位在進行軟件選型之前只有一些初步的設(shè)想,并沒有形成明確的需求,容易在軟件選型的過程中被軟件廠商所誘導(dǎo),甚至導(dǎo)致IT 項目實施的目標(biāo)遠離信息化的初衷。需求分析可由用戶單位的IT 部門完成,也可以委托專業(yè)的信息化咨詢公司完成。
例如企業(yè)信息化,需求一方面要結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的管理要求和管理水平,通過流程分析和瓶頸問題分析,整理出企業(yè)自身的信息化需求;另一方面,要與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合,并充分考慮企業(yè)當(dāng)前應(yīng)用系統(tǒng)以及未來一定時間內(nèi)不同應(yīng)用系統(tǒng)間的集成問題。
在需求明確后,要制定詳細的招標(biāo)流程。在招標(biāo)文件中分別擬定技術(shù)和商務(wù)條款,并根據(jù)自身特點將各個條款賦予不同的權(quán)重,建立軟件產(chǎn)品選型的考核與評分體系,并要求備選IT 企業(yè)在解決方案中必須逐項明確回復(fù)。
軟件選型要重點考核的內(nèi)容包括行業(yè)匹配度、產(chǎn)品成熟度、產(chǎn)品特點、系統(tǒng)功能、系統(tǒng)性能(包括開放性、可擴展性、配置能力等)、方案水平、典型用戶、實施顧問團隊(尤其是項目經(jīng)理)、公司實力、本地化服務(wù)能力等方面。
二、中期初選階段
在這個階段,先進行標(biāo)書評定,剔除無效標(biāo)書;然后通過考題和流程模擬來分析產(chǎn)品解決問題的能力,充分評價供應(yīng)商的項目實施和服務(wù)能力,考察典型用戶的應(yīng)用情況;最后結(jié)合信息化規(guī)劃,考慮當(dāng)前和未來系統(tǒng)間的集成方案。
通過公開招標(biāo)或邀標(biāo)等方式,邀請軟件供應(yīng)商投標(biāo)。投標(biāo)書中明確規(guī)定投標(biāo)方應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)書規(guī)定的格式和內(nèi)容撰寫。由于一些軟件供應(yīng)商不嚴(yán)格按照招標(biāo)要求撰寫標(biāo)書,只介紹產(chǎn)品的功能,不解答標(biāo)書中規(guī)定的問題,甚至拿以往投標(biāo)書的翻版。所以,在收集到投標(biāo)文件后,應(yīng)首先對投標(biāo)書進行內(nèi)容審查,查看標(biāo)書撰寫是否規(guī)范,分析投標(biāo)書內(nèi)容是否針對標(biāo)書中提出的問題和要求進行全面、明確的回答,并對供應(yīng)商進行資格審查,分析廠商的重視程度。經(jīng)過分析、比較,剔除無效或不滿足要求的標(biāo)書。
其次,通過方案講解演示、流程模擬和做考題等多種形式考察軟件廠商的產(chǎn)品和解決問題的能力。其中,做流程模擬和做考題是一種非常好的做法,也就是根據(jù)自身信息化需求的重點及流程,要求備選廠商按照用戶單位事先提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),進行現(xiàn)場演示和流程模擬,這樣做既可以使用戶單位變被動為主動,緊緊把握重點需求,又可以使用戶單位在較短的時間內(nèi)了解備選廠商的軟件產(chǎn)品的功能、模塊之間集成程度和解決問題的能力。經(jīng)過分析、比較,剔除明顯不能滿足需求的廠商。
三、后期考察階段
最后,對剩下的備選廠商和典型用戶進行考察。大型信息化項目實施過程中,實施顧問、尤其是項目經(jīng)理的能力和實施經(jīng)驗非常關(guān)鍵,但由于高級人才缺乏,使得“高級顧問打單、初級顧問實施”的現(xiàn)狀在軟件廠商中普遍存在。因此,要重點考慮備選廠商的行業(yè)背景、人才現(xiàn)狀和本地化服務(wù)能力,包括服務(wù)網(wǎng)點設(shè)置、本地服務(wù)的技術(shù)力量和水平、響應(yīng)時間、二次開發(fā)能力等因素,保證項目后期可以得到及時的服務(wù)。由于軟件廠商一般在典型用戶中都有“關(guān)系戶”,所以在考察典型用戶之前,要對考察的內(nèi)容進行仔細策劃,在現(xiàn)場交流與溝通的過程中有目的地要求對方介紹相關(guān)情況,考察的重點是成熟用戶的集成應(yīng)用情況。
隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,信息化項目越來越復(fù)雜,采用的信息系統(tǒng)也越來越多,而各系統(tǒng)的集成問題成為目前信息化實施過程中的瓶頸問題。因此,要求備選廠商提供與已有或?qū)?yīng)用的軟件產(chǎn)品的集成方案。
完成以上步驟后,選型組召開一個內(nèi)部會議,依據(jù)評分表對候選廠商進行評分,最終選擇兩至三家符合條件的軟件廠商進入合同談判階段。
昆明馳創(chuàng)電腦科技有限責(zé)任公司 版權(quán)所有 滇ICP備11006581號-1
云南優(yōu)秀IT企業(yè) 專業(yè)企業(yè)信息化服務(wù)公司 電話:0871-63647855 郵件:2392945995@qq.com